Vždycky, když…
… se chceme dozvědět víc o klientovi, jeho byznysu nebo jeho zákaznících…
… se snažíme předávat zkušenosti – například jak se tvoří persony…
… potřebujeme kreativní nápad – třeba nový název značky…
… máme vytvořit nový produkt, službu nebo prototyp,
uspořádáme workshop a vedeme ho.
Po loňských zkušenostech víme jedno.
Že už nikdy nechceme dělat workshopy jinak než v poměru 20 procent teorie a zbytek praxe. A praxí myslíme opravdovou práci lidí na opravdových problémech s reálným zadáním.
To tu jako fakt budeme pracovat?
Workshop totiž nevnímáme tak, že si před vás stoupne nějaký chytrý pán, nalívá do vás informace a občas svoje povídání proloží cvičením. Lidé na našem workshopu opravdu pracují a málokdo má čas během toho třeba ještě tweetovat.
Dost možná tak nezazní tolik úžasných věcí, ale je to mnohem užitečnější.
Třeba když jsme učili zástupce středních škol vnímat marketing jako činnost, která přináší hodnotu zákazníkům, klientovi, jeho partnerům i společnosti jako celku.
Hlavně se bezhlavě nedržet jen připraveného scénáře
Za 16 hodin jsme společně s nimi vytvořili funkční designové výzvy, kriticky revidovali marketingová zadání a nacházeli jedinečnost toho, jací jsou a co dělají. Vznikl i marketingový mix a návrhy 10 letáků pro studentský veletrh.
Nebo v případě otevřeného workshopu na persony v Brně.
Workshop na persony byl slušný sprint
Lidé se na začátku mezi sebou vůbec neznali. Během jediného dne dali dohromady funkční týmy, prokousali se tunou dat a ta pak dokázali seskupit a prioritizovat. Na základě toho vytvořili scénáře pro kontextové rozhovory. Ty udělali a své výstupy a hypotézy znovu přehodnotili. Hotové persony nakonec prezentovali klientovi.
Klobouk dolů!
Každý náš workshop je jen těžko opakovatelný
Při přípravě scénáře workshopu používáme kostru Design Sprintu. Tedy to, co je popsané v jeho metodologii.
Metodu týdenních sprintů aplikujeme i na jednodenní workshopy
Nejdřív si v týmu definujeme, co všechno víme. A případně zjišťujeme víc, abychom všichni začínali z čistého bodu nula. Pak přichází na řadu brainstorming a zabíjení slabších nápadů. Následně prototypujeme a na závěr testujeme.
Vše ale stojí na reálných vstupech, takže i výsledek je unikátní a použitelný. Můžeme tak čelit opravdovým výzvám. Například když jsme společně se zástupci radnice řešili, jak mít v Brně hezčí restaurační zahrádky.
Chybujte dřív, než bude pozdě
Úkol zní jasně. Dostat se k cíli nebo si uvědomit, proč chybujete. Na workshopu máte navíc možnost si chybu vyzkoušet v reálné situaci a přesto bez následků. Docela luxus ve světě, který chyby neodpouští.
Ta situace dřív nebo později přijde a je dobré být na ni připraven.
Stalo se nám to při workshopu na persony v Praze.
Když se nedaří, pomůže reflexe a zpětná vazba
Dva týmy ze čtyř nepostavily persony. Špatně si totiž stanovily výzvy, proč je vůbec mají dělat a k čemu jim budou. Z jejich pohledu to byl vlastně průšvih. Pomohli jsme jim ale v reflexi toho, co a proč se stalo. A ve finále si z workshopu možná odnesli víc než ti, kteří se k personám dopracovali.
Taky jsme si už párkrát natloukli nos
Mít připravený scénář a správně stanovené výzvy je jedna věc. I tak to ale občas může pěkně zaskřípat. Tady je pár situací, do kterých jsme se už dostali, a taky návod, jak se z nich vyhrabat zase ven.
Pro všechny platí, že improvizace není chyba, ale kumšt. A že všechny poučky začnou fungovat mnohem lépe v momentě, kdy se přestanete bát překračovat jejich hranice.
1. Probuďte je všechny
Říká se jim warm-up aktivity a jsou ideální, když potřebujete lidi v týmu probudit. Aby byli aktivní a začali o problematice přemýšlet.
Když se vzájemně neznají, používáme Ice breaker – hru na superhrdiny. Každý má za úkol vymyslet si vlastní alter ego – superhrdinu včetně názvu blockbusteru, ve kterém se objeví. Každý také pojmenuje svoje superschopnosti, které do projektu vloží. A každý svého superhrdinu musí týmu představit.
Když se lidé v týmu znají, ale moc spolu nekomunikují, funguje metoda „na kolik procent jste tady?“ Každý má říct, na kolik procent se cítí být přítomný na workshopu a proč. Každý si tak uvědomí, kde je, proč tam je a co má dělat. A přirozeně se rozmluví.
2. Stanovte si jasná pravidla
Už jsme říkali, že během našich workshopů má málokdo čas ještě tweetovat. Aby tomu tak opravdu bylo, měli by s tím všichni předem počítat. Proto je důležité si hned na začátku stanovit jasná pravidla.
Zakažte používání mobilů, tabletů a počítačů. Zároveň určete pauzy, kdy je možné všechny ostatní pracovní i nepracovní věci řešit. A použijte předmět – zvoneček nebo píšťalku – pomocí kterého obrátíte pozornost zpátky k tématu workshopu.
3. Post-ity zachrání (skoro) každou situaci
Čas od času přijde na workshop někdo silný, ukřičený a dominantní. Člověk, který má na vše názor a přebíjí tak názory ostatních. Říkáme mu alfa samec a workshop dokáže pěkně nabourat. Co s ním?
V průběhu brainstormingu a zabíjení slabších nápadů fungují post-ity. Každý sám za sebe napíše na papírky svoje nápady. Jeden papírek rovná se jeden nápad. Pak postupně nápady čteme a post-ity vylepujeme na zeď.
Kdo má stejný nebo podobný nápad, přihlásí se a přilepí svůj post-it k tomu, který už na zdi je. Alfa samec tak přichází o svoji největší zbraň – nemá kontrolu nad ostatními.
Jeden post-it, jeden nápad
Brainstorming s post-ity je užitečnější, kultivovanější a demokratičtější. Není to bezhlavé střílení nápadů od boku. Nejde o kvantitu, ale o kvalitu a hloubku nápadů od jednotlivých lidí v týmu.
Nápady jsou v počátku anonymní, takže všichni mají stejný prostor a nestane se, že extrovertní člověk překřičí introverta. Ve výsledku tak sice nedostanete bezedný zásobník munice, ale zato máte jedinečné návrhy použitelných řešení od konkrétních lidí.
4. Shrnujte, shrnujte, shrnujte
Ať už jste v jakékoli fázi workshopu, tým musí vždycky vědět, kde je, co dělá a kam jde. Jinak se to celé zadrhne, protože lidé přestanou chápat smysl toho, proč na workshopu vlastně jsou.
Držíme se pravidla, kdy na začátku řekneme, co budeme dělat, pak to uděláme a pak shrneme, co jsme udělali. Používáme zase post-ity. Řekneme si, že náš workshop má například těchto 5 milníků, nalepíme je na zeď a postupně je strháváme. Třeba s fanfárou na trumpetu.
5. Zpětná vazba i hory přenáší
I tak se ale může stát, že lidé přestanou chápat smysl toho, co dělají a proč na workshopu vůbec jsou. Vždycky chceme, aby o tom přemýšleli konstruktivně. A tak možná nejdůležitějším bodem našich workshopů je zpětná vazba.
Ta funguje hlavně, pokud přijde včas. Proto je důležité dělat pravidelná zpětnovazební kolečka. Ptát se na otázky typu: „Co užitečného si odnášíte z této části?“ apod. Konkrétně tato otázka dokáže zázraky u lidí, kteří vám do toho neustále házejí vidle.
I zpětná vazba v týmu funguje líp s post-ity
U zpětné vazby by měl být celý tým a všichni by měli dostat stejný prostor. Ideálně když každý během 5 minut popíše na papír svoje pocity pomocí dvou kouzelných formulací „Líbí se mi na tom…“ a „Přál/a bych si, aby…“
Díky tomu se i kritika přijímá snadněji a nezapomíná se na pochvalu. S tím souvisí i pravidlo na závěr. Zpětná vazba se nehodnotí, ani se na ni neodpovídá. Jedině tak se jí lidé dokážou otevřít a neodrazí se od nich jako bumerang.
Taky vedete workshopy? Máte zkušenosti?
Pojďme je sdílet. Napište nám na roman@pabeni.cz
Naplánujeme setkání lektorů – lidí, kteří vedou workshopy a mají k nim podobný přístup jako my. Chceme si společně otevřeně popovídat o technikách a o tom, co vám funguje a co ne. Účast podmíněna zájmem, motivací, zkušenostmi...